İş yerinde her mesajı okumak artık yasak: Milyonlarca çalışanı ilgilendiriyor

Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK), iş yerlerinde kurumsal e-posta ve dijital iletişim araçlarının denetlenmesine ilişkin yeni ilke kararını yayımladı. Karara göre işverenler, çalışanların yazışmalarını sınırsız şekilde inceleyemeyecek. Sosyal Güvenlik Uzmanı İsa Karakaş, köşe yazısında kararın ayrıntılarını ele alarak denetimlerin belirli kurallara uygun yapılması gerektiğini aktardı.

E-POSTA VE MESAJLAŞMA UYGULAMALARI DA KAPSAMDA

Karar, kurumsal e-posta hesaplarının yanı sıra şirket içi mesajlaşma uygulamalarını, çevrim içi toplantı kayıtlarını ve iletişim trafik verilerini de kapsıyor. Karakaş’ın aktardığı bilgilere göre, işverenlerin teknik olarak mesajlara erişebiliyor olması, bu yazışmaları inceleme hakkına sahip oldukları anlamına gelmiyor.

Denetimin hukuka uygun olması için meşru bir gerekçeye dayanması ve çalışanların önceden açık ve somut biçimde bilgilendirilmesi gerekiyor. Denetimin amacı, kapsamı, yöntemi ve verilerin ne kadar süreyle saklanacağı gibi konuların çalışanlara bildirilmesi önem taşıyor.

MESAJ İÇERİKLERİ SON ÇARE OLACAK

Karara göre, denetim sırasında öncelikle daha hafif yöntemlere başvurulması gerekiyor. Teknik önlemler ve iletişim trafik verilerinin incelenmesiyle sonuca ulaşılamaması durumunda, somut bir gerekçe bulunması şartıyla mesaj içeriklerine erişilebilecek. Genel ve sürekli içerik taraması ise hukuka aykırı kabul edilebilecek.

İnceleme sırasında çalışanların özel yazışmalarının ve üçüncü kişilere ait kişisel verilerin korunması da gerekiyor. Sağlık bilgileri ve sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu yazışmalarda ayrıca dikkatli hareket edilmesi önem taşıyor.

İŞTEN AYRILAN ÇALIŞANIN E-POSTA HESABI KAPATILACAK

Kararda, işten ayrılan çalışanların kurumsal e-posta hesaplarının kural olarak kapatılması gerektiği de belirtildi. İşin devamlılığı veya hukuki uyuşmazlıklar nedeniyle gerekli olması halinde, belirli süreyle sınırlı ve yetkilendirilmiş kişiler tarafından otomatik yanıt, yönlendirme veya arşivleme yöntemleri uygulanabilecek. Saklanması için hukuki gerekçe kalmayan verilerin ise imha edilmesi gerekecek.

Kurallara aykırı veri işleme ve denetim uygulamaları, işverenler açısından hukuki sorumluluk ve idari yaptırım riski doğurabilecek.